„Der Mensch als Mitarbeiter ist die wertvollste Ressource, die ein jedes Unternehmen hat“, so Max Schlüter, Geschäftsführer von Projektlabor, dem neu gegründeten Unternehmen für Workplace Consulting in Düsseldorf. In Zeiten von Digitalisierung und Fachkräftemangel wird das Büro immer mehr zum entscheidenden Kriterium bei der Arbeitgeberwahl – Stichwort: „War for Talents“. Zugleich ist es Aushängeschild eines Unternehmens. Projektlabor setzt genau an dieser Schnittstelle an. „Es reicht heute nicht mehr, die Frage zu beantworten, ob Zellenbüro oder Großraumbüro, ob Lounge-Ecke oder Fitnessraum. Das Büro muss den Menschen unterstützen und ihm optimale Bedingungen bieten, seine Potenziale für das Unternehmen zu entfalten“, so Schlüter. Es gehe um den Menschen, nicht um die Fläche. „Das Büro ist heutzutage mehr als nur der Ort, wo die Angestellten ihren Job machen. Es dient als Platz für kreative Projekthubs, spontanen Austausch, übergreifende Kommunikation, neue agile Arbeitsmethoden und sollte ein Wohlfühlort sein. Die Mitarbeiter unserer Kunden müssen den Ort finden, an dem sie sich sicher und geborgen fühlen, konzentriert arbeiten können und Zusammengehörigkeit verspüren. Das ist der Schlüssel zum Unternehmenserfolg.“
Das neu gegründete Beratungsunternehmen legt den Fokus auf genau diese Werte, um daraus neue Arbeitswelten flexibel, modular konzipieren und nachhaltig umsetzen zu können. Es geht um neue Ideen für individualisierte „agile Arbeitsorte“, also um die Auflösung starrer Arbeitsumgebungen, die Schaffung neuer Räume, um non-territoriales Arbeiten bis hin zu Desk-Sharing Modellen.
Zwischenmenschliche Werte und architektonisches Know-how
Dabei sei nicht unbedingt die neueste, innovativste Büroform für jeden Nutzer die passende, traditionelle Strukturen müssten ebenso Berücksichtigung finden. „Hier setzen wir mit unserer Beratung an: Die Projekte erfordern von uns eine intensive Analyse der Bedürfnisse unterschiedlicher Mitarbeitertypen, der Vielfalt der Arbeitsmethoden, Generationen und Lebensstile sowie der Unternehmenskultur. Diese spiegeln wir räumlich wider und geben Handlungsempfehlungen für mögliche und teils notwendige Veränderungen innerhalb des Unternehmens.“ Das könne u. a. ein Überdenken der Unternehmenskultur oder des Führungsverständnisses gegenüber den Mitarbeitern sein. Aber auch eine Anpassung der IT-Ausstattung, die eng mit dem Arbeitsplatzkonzept verzahnt ist, kann eine sinnvollere Nutzung ermöglichen. Durch konsequent maßgeschneiderte Planungen wird das Büro zu einem Ort entwickelt, der den Ansprüchen der Mitarbeiter entspricht – und nicht umgekehrt.
13 Millionen arbeiten in Büros, die sie nicht unterstützen
Die Studie „Gensler Workplace Survey“, veröffentlicht im März 2019, fand heraus, dass in Deutschland insgesamt 13 Millionen Menschen in einer Büroumgebung arbeiten, die sie bei ihrer Arbeit nicht unterstützt. Grund dafür sei eine „schlecht designte Arbeitsumgebung“. Dies gilt für mehr als 73 Prozent der Mitarbeiter in deutschen Unternehmen. Die Studienergebnisse zeigen dabei einen direkten Zusammenhang zwischen der Qualität und Funktionalität des Arbeitsplatzes und dem Innovationsgrad der Mitarbeiter in diesen Unternehmen. Dazu gehört auch die allgemeine Zufriedenheit mit dem Job: Arbeitnehmer, die in gut designten Büros arbeiten, seien um 19 Prozent zufriedener mit ihrer Arbeitsumgebung als solche in schlecht gestalteten Arbeitsplätzen.
Darauf liegt auch das Hauptaugenmerk von Projektlabor: Im Sinne der Mitarbeiter eines Unternehmens Flächen mit modularen, flexiblen und nachhaltigen Raumstrukturen zu designen, die den Mitarbeiter als Mensch mit seinen Bedürfnissen in den Vordergrund stellen. „Architektonisches Know-how kombiniert mit zwischenmenschlichen Faktoren, die für eine produktive Arbeitsweise wichtig sind – diese beiden Zutaten sind wesentlich, um eine optimale Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter zu planen“, so Dirk Schäfer, zweiter Geschäftsführer von Projektlabor. „Unsere Leistungen berücksichtigen stets nachhaltige Raumkonzepte, Kosten und flächeneffiziente Strukturen, die Corporate Identity und das Wellbeing der Mitarbeiter.“ Besonders wichtig sei dabei auch der gesundheitliche Aspekt. „Büros können aufgrund von falscher Raumstruktur, schlechten bauphysikalischen Bedingungen, wie schlechter Akustik oder Lüftung, Krankheitsrisiken für die Mitarbeiter bergen“, betont Jen Backes, Senior Beraterin bei Projektlabor. „Büros und Krankheitsstände korrelieren mit dem Grad der positiven Beurteilung des eigenen Arbeitsumfeldes.“
In fünf Phasen zur optimalen Büroumgebung
Die konzeptionelle Arbeit von Projektlabor gliedert sich in fünf Phasen, die von den Führungskräften, aber besonders auch der Belegschaft des Unternehmens durchlaufen werden können. „In der Startphase erhält der Kunde erste Impulse zu neuen Arbeitswelten, um hieraus seine eigene Vision abzuleiten. In der darauffolgenden Analysephase werden bestehende Gebäudestrukturen sowie Prozess- und Kommunikationsabläufe untersucht, um Erkenntnisse über die derzeitige Flächennutzung zu erhalten“, erläutert Backes. Ziel ist dabei, mögliche Probleme zu erkennen, die es den Mitarbeitern erschweren, sich an ihrem Arbeitsplatz wohl zu fühlen und produktiv zu arbeiten. Problemfaktoren seien z. B. zu große, unstrukturierte Bereiche und zu wenig Variationen für unterschiedliche Arbeitsinhalte, um agiles Arbeiten zu fördern. Damit existiert zu wenig Flexibilität und Auswahl für die vorhandenen, oft ganz unterschiedlichen Arbeitsstile. „Auch fehlende Rückzugsorte oder fehlende Flächen für Projektarbeiten gehören dazu“, so Backes.
In der sich anschließenden Konzeptphase werden in Workshops die unterschiedlichen Arbeitsprofile und die dazugehörigen Raummodule herausgearbeitet und notwendige Veränderungen geplant, um eine motivierende Büroumgebung für die Mitarbeiter zu erreichen. „Dabei ist die Einbindung verschiedener Stakeholder des Unternehmens von großer Bedeutung. Wir möchten aus Betroffenen, Beteiligte machen und dazu z. B. den Betriebsrat, Fachabteilungen wie IT, Human Resources, das Facility Management mit einbinden. Auch aus der Belegschaft sollte im Idealfall aus jeder Abteilung ein ‚Meinungsmacher‘ zur Kommunikation in die Teams“, erklärt Schlüter.
„In ersten Zonierungsmustern wird abteilungsgenau und unter Berücksichtigung der jeweiligen Kommunikationsbeziehungen, geplant. Nachfolgend wird diese Planung immer feiner detailliert bis zu einer Wandstellungs- und namensscharfen, also personengenauen Belegungsplanung“, sagt Schlüter. In der darauffolgenden Umsetzungsphase wird aus dem Konzept Realität – entweder, indem eine neue Büroimmobilie für das Unternehmen entwickelt und geplant wird oder die bestehenden Räumlichkeiten umgestaltet werden. Im Zuge der Implementierung des passenden Designkonzeptes unterstützt Projektlabor nicht zuletzt bei der Auswahl und Beschaffung des passenden Mobiliars. In der Nachsorgephase werden die Kunden bei der Mängel-oder Flächenabnahme nach den jeweiligen Bau- oder Umgestaltungsmaßnahmen unterstützt.
Kooperation – intern wie extern
„Alle Themen werden in enger Zusammenarbeit mit den Kunden erarbeitet“, betont Projektlabor-Geschäftsführer Schlüter. „Das Change-Management wird von uns proaktiv und konstruktiv begleitet.“ Gemeinsam mit dem Kooperationspartner Anteon könne auch auf hohem fachlichem Niveau bei der Suche nach neuen Büroflächen oder der Mietkostenoptimierung unterstützt werden. Diese Flächen werden dann anhand des gemeinsam ermittelten Sollbriefings mit Blick auf neue Arbeitswelten und deren Funktionalität geprüft. Die bauliche Expertise könne in enger Zusammenarbeit mit WITTE Projektmanagement abgedeckt werden. Damit kann Projektlabor Unternehmen von der Nutzerbedarfsanalyse über die strategische Flächenplanung, die Steuerung der Bau- oder Umbaumaßnahmen bis zur Fertigstellung beratend begleiten.
